Tidigare inslag:

1. Möjligheter och risker med hospitality 

2. Chans till intäkter

I den tredje artikeln om möjligheter och risker inom hospitality fortsätter Möller med att ange några andra centrala punkter som bör finnas med i ett avtal.

Karl Ole Möller är advokat och har gjort en fortsättning på en tidigare artikelserie om Sports Marketing (dvs. marknadsföringsmetoderna och juridiken som är kopplad till kommersialisering av sportevenemang). 

Den här gången pekar han på kostnadsfrågor.

1. Ersättningen för hospitalityrättigheterna

Den officiella leverantörens viktigaste skyldighet är naturligtvis att betala avtalad ersättning för rättigheterna att sälja hospitality vid evenemanget. Som i sedvanliga licensavtal kan ersättningen bestämmas på olika vis, t.ex. genom betalning av en förutbestämd fast avgift för rättigheterna att sälja hospitalitypaket eller som en procentuell andel på de intäkter eller den vinst som den officiella leverantören erhåller vid sin försäljning av hospitalitypaketen, eller en kombination av dessa. 

Vanligtvis försöker arrangören i första hand avtala om en fast avgift för rättigheterna, som betalas ”upfront” så att man inte är beroende av utfallet av försäljningen av hospitalitypaketen. I många fall kan arrangören nämligen för egen del ha köpt rättigheterna att genomföra evenemanget från t.ex. ett idrottsförbund, och arrangören är då i första hand intresserad av att säkra sin egen betalning till den ursprungliga rättighetsägaren genom att så snabbt och enkelt som möjligt erhålla ersättning från de kommersiella partners som arrangören i sin tur utser, däribland den officiella leverantören av hospitality.

Om arrangören avtalar att ersättningen ska utgå som en procentuell andel från intäkterna eller vinsterna från försäljningen, så bör avtalet kompletteras med särskilda bestämmelser om rapportering och bokföring av försäljningsintäkter (t.ex. att den officiella leverantörens intäkter från försäljningen av hospitalitypaketen ska särredovisas i bokföringen, att denna bokföring ska hållas tillgänglig för undersökning från arrangörens sida och att leverantören även ska kunna tillhandahålla rapporter om priser och antal försålda hospitalitypaket m.m.). 

I tillägg till avgiften för att erhålla rättigheterna att sälja hospitalitypaketen betalar även den officiella leverantören för de biljetter som köps från arrangören för att ingå i hospitalitypaketen. 

Många gånger kräver även arrangören att den officiella leverantören ska kunna ställa säkerhet för kommande betalningar av avtalad ersättning för rättighetsupplåtelsen (eller för biljetterna), t.ex. i form av en bankgaranti eller stödbrev från moderbolag, etc. 

En mer svårbemästrad fråga för arrangören är risken för att den officiella leverantören kommer på obestånd innan evenemanget genomförs och därmed inte kan leverera avtalad hospitality (inklusive biljetter) till köparna på evenemangsdagen. Denna situation uppstod bl.a. i samband med ishockeyevenemanget NHL Premiere Stockholm 2009, där den officiella leverantören av hospitality hade uppburit betalningar för hospitalitypaketen i förskott från sina kunder, men ännu inte betalat arrangörerna (IMG och Live Nation) för inköpet av biljetterna till evenemanget. Detta orsakade stora problem för arrangörerna, som var tvungna att snabbt finna andra kanaler för att avsätta tusentals biljetter till evenemanget, som den officiella leverantören garanterat att köpa enligt parternas avtal. Till detta kom även den goodwillskada och renomméförlust som uppstod till följd av att många slutkunder förlorade inbetalda pengar för sina hospitalitypaket. För arrangörens del kan det därför finnas anledning att i avtalet försöka införa restriktioner för hur den officiella leverantören får hantera förskottsinbetalda intäkter för hospitalitypaketen.

2. Garantier 

Ofta har parterna begränsade möjligheter att hinna genomföra någon mer heltäckande s.k. due diligence av den andra partens verksamhet innan hospitalityavtalet ingås. Därför brukar parterna få förlita sig på garantier i avtalet. 

Den officiella leverantören bör tillse att arrangören kan garantera leverans av biljetter i avtalad kvantitet och kvalitet, att den exklusiva rätten att få leverera hospitality på evenemanget inte står i strid med några andra avtal som arrangören ingått med tredje man och att alla förfrågningar avseende köp av hospitalitypaket ska vidarebefordras till den officiella leverantören. Vidare bör arrangören garantera att man äger eller annars har rätten att disponera över de immateriella rättigheter som upplåts till användning av den officiella leverantören och att dessa rättigheter inte utgör intrång i tredje mans immateriella rättigheter. Om möjligt bör den officiella leverantören även begära att arrangören har en skyldighet att ingripa mot intrång i de immateriella rättigheterna från tredje mans sida, särskilt om det rör sig om inofficiella leverantörer av hospitality (se ovan angående problemen i samband med LG Hockey Games 2011). Vidare bör arrangören lämna garantier för att evenemanget kommer att äga rum på avtalad tidpunkt och plats och genomföras i avtalat format. Beträffande sistnämnda garanti är det dock inte ovanligt att arrangören försöker införa en rättighet i avtalet om att kunna ställa in evenemanget senast ett visst antal dagar före den planerade evenemangsdagen, utan annan skyldighet än att återbetala ersättningar som mottagits från den officiella leverantörens sida. 

Arrangören brukar för egen del begära garantier från den officiella leverantören att hospitalitypaketen håller en viss avtalad (hög) standard. Om köpare av hospitalitypaketen är missnöjda med den service och de produkter som den officiella leverantören tillhandahållit finns det nämligen en stor risk att detta även drabbar evenemangets rykte, då kunderna ofta associerar den officiella leverantören med evenemanget som sådant. Oftast införs en skyldighet för den officiella leverantören att rapportera sådana klagomål till arrangören. Vidare brukar föreskrivas att den officiella leverantören har en skyldighet att underrätta arrangören om leverantören uppmärksammar intrång i arrangörens immateriella rättigheter från tredje mans sida. 

3. Övriga bestämmelser i hospitalityavtalet

Utöver de nyckelbestämmelser som angivits ovan bör hospitalityavtalet även innehålla bestämmelser om förtida uppsägning (hävning), t.ex. vid väsentliga avtalsbrott eller om någon av parterna kommer på obestånd. Vidare kan sekretessbestämmelser behöva övervägas, då parterna ofta vill hålla de finansiella villkoren konfidentiella. Sist men inte minst bör parterna även överväga lämpliga bestämmelser för tvistelösning, där parterna bör eftersträva att hitta möjligheter att först försöka lösa eventuella tvistefrågor genom medling eller med hjälp av särskild expertis för att i möjligaste mån undvika kostsamma och långdragna processer i skiljenämnd eller domstol.